深圳大学“小平台”破解实验耗材管理“大难题”

2020-05-25 15:54:13来源:海外网
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近年来,随着深圳大学办学规模和办学层次不断提升,学校教学科研经费呈现快速增长的趋势,其中实验耗材占科研经费比例越来越高,该校每年采购金额已经过亿元。

相对于设备的采购与管理,实验材料具有品种多、临时性强、采购频繁、个体差异大(特别是生物试剂)、来源渠道广、不入资产的特点;管理上,由于单次采购金额小,基本由课题组自行采购,采购、验货、存放和领用往往一个人操作,由于试剂耗材大多用过无痕,为账实相符带来监管的难题;另外,实验危险试剂的采购和存放,是实验室建设和运行的基本前提,如果不能及时掌控进行有效监管,存在较大的安全隐患;由于采购频次高,报账分散,不仅计划财务部工作量大,师生往返报账,也占用不少宝贵时间。

如何破解上述管理难题,传统管理方式已很难满足现有管理需求,唯有利用信息化的技术手段,通过优化流程设计,对耗材进行全生命周期管控,将采购权下放、规范管理和高质量服务相结合才能实现现代化管理要求。为此,该校实验室与国有资产管理部联合学校审计室和计划财务部,于2017年底开始建设“深圳大学低值易耗品管理平台”,2018年5月上线至今,已取得良好的效果。

平台功能及其管理优势

该平台采用全生命周期的管理模式,可灵活对接电商平台,将试剂、耗材等实验材料的采购纳入统一管理,通过建立灵活的审核机制以及记录详细的使用台账,实现对采购信息、采购数量、经费管理、存放位置、库存上限、领取记录、废弃物回收等环节进行全程监管。

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平台给使用各方带来的具体优势包括:

课题组

提供线上和线下采购管理流程,满足不同情况的采购管理需要。线上提供大量优质商品供采购人随意挑选,享受网购的便捷体验的同时,一键报销,不再为繁琐的报销流程发愁。下单人和验收人相分离,符合资金监管要求,保护课题组安全采购。课题组负责人对材料经费的使用情况一目了然,支出方向和使用进度尽在掌握。

管理方

大数据信息汇总分析,轻松掌握每个课题组内化学品的种类和数量,定点追踪危险源信息,配合国家政策做好实验室安全工作。对于财务管理,线上采购实现了平台与财务系统的对接,将零散的报账变为定期批量报账,订单、经费、发票线上关联,易于审计,减少工作量,提高管理效率。同时支持多级审批,采购全流程留痕,符合国家政策与审计要求。

供应商

线上拓展销售终端渠道,多订单合并结算,财务定期打款,缩短账期,提高供货积极性。

利用平台落实“放、管、服”的采购管理理念

根据政府采购“放管服”的改革要求,即加强采购人主体责任,加强源头管理,理顺采购过程监管,坚持放管结合,优化采购服务的管理要求,在平台设计上,一方面坚持集中采购限额下的耗材由采购人自行采购,并对采购结果负责的主体责任观;另一方面,加强对采购源头、去向和采购参与人等重要节点信息的管理记录,特别是管制类的危险化学品,除了信息记录,还严格审批管理,强制要求线上采购。体现了采购权下放与规范管理相结合的管理要求。

为了优化服务,平台运行采取了以下措施:

1.针对耗材品质繁杂特点,平台为师生提供更多的采购渠道选择权,采用线上和线下采购相结合的流程设计。并通过优化线上便捷性,加强线上采购吸引力。截止2019年12月,平台共有注册供应商426家,品牌1202个,商品约1374.3万种,课题组2428个,年订单数量3.37万单。

2.整个流程采用线上审批,无需纸质签名与合同,科研人员免去了之前收寄合同、找课题负责人签字、跑财务报账等诸多繁杂过程。线上采购流程真正实现了“卸下科研人员身上的报销担子”的预期目标。同时平台通过统一结算的方法,大大减少了供应商开发票的频次,减少了财务部门的工作量,有效地缩短了供应商的回款周期,提高了供应商的供货积极性。

3.加强线下辅助服务,将服务师生的管理理念落到实处。实验室与国有资产管理部一方面加强使用培训,将面上培训和点对点培训相结合,使平台使用人尽快熟悉操作;另一方面,平台建立QQ服务群和电话服务热线,由专人负责解答平台日常遇到的问题,做到了有问必答,及时回答的服务要求。在和财务系统对接过程中,实验室与国有资产管理部联合计财部、科技部和信息管理中心建立工作讨论组,优化教学科研耗材经费报销流程,解决了对接后身份认证、经费同步和经费管理问题。应学校要求,平台运营方派驻专职人员协助学校进行平台维护,收集师生意见,不断改进平台功能,提供供应商结算对接财务的第三方服务。(贾孟杰 深圳大学供图)

责编:纪爱玲

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